Analyse interne · Juin 2026

Application Campagne
WhatsApp

Un CRM de prospection sur mesure, piloté depuis Paris, opéré par deux secrétaires à Douala — construit en quelques semaines, entièrement gratuit à héberger.

1 291
Prospects dans la base
3
Utilisateurs simultanés
8
Statuts de pipeline
01 — Contexte

Avant et après l'application

Avant
Contacts dans un fichier Excel partagé par e-mail — versions multiples, conflits de données
Impossible de savoir qui a contacté qui, ni quand — doublons fréquents
La direction à Paris ne voit l'avancement que si une secrétaire envoie un rapport manuel
Aucune qualification des prospects par filière ou source — pas de statistiques exploitables
Messages rédigés à la main pour chaque prospect — inconsistants, lents
Risque de blocage du numéro WhatsApp par envois en masse non contrôlés
Après
Source de vérité unique dans Google Sheets, synchronisée en temps réel pour toute l'équipe
Assignation par secrétaire + journal d'actions : zéro doublon, traçabilité complète
Tableau de bord accessible depuis Paris à tout moment, mis à jour automatiquement
Filière, spécialité et source renseignées par contact — statistiques de campagne en direct
Modèles de messages avec variables auto (prénom, lycée, filière) — envoi en 3 clics
Cadence intégrée dans le process : 20–30 messages/jour, numéro protégé
02 — Vue d'ensemble

Ce que l'application fait réellement

CRM de prospection WhatsApp
Pas un simple carnet de contacts — un vrai CRM pensé pour la contrainte WhatsApp Business : semi-manuel mais structuré. Chaque interaction est loggée et reflétée dans le Sheet en temps réel.
Coordination à distance — Paris ↔ Douala
La direction voit en direct ce que font les deux secrétaires sur le terrain, sans être physiquement présente. Le journal d'actions est la traçabilité complète de toute la campagne.
Tableau de bord décisionnel
Répartition par établissement, filière, source et secrétaire. Permet d'ajuster la stratégie de recrutement en cours de campagne, pas seulement à la fin.
Protection du numéro de campagne
La règle des 20–30 messages/jour, intégrée dans le guide de formation, protège le numéro WhatsApp Business d'un blocage. Une contrainte critique encodée dans le process.
03 — Conversion

Entonnoir de conversion du pipeline

À contacter
1 291 prospects
100%
Message envoyé
~1 007 contacts
~78%
Répondu
~580 leads
~45%
Intéressé
~361 leads chauds
~28%
À rappeler
~232 à relancer
~18%
Dossier en cours
~129 quasi-inscrits
~10%
Inscrit ✓
~65 inscrits
~5%

Estimations basées sur les ratios typiques d'une campagne WhatsApp B2C. Les chiffres réels sont disponibles dans le tableau de bord de l'application.

OPPORTUNITÉ CLEF
Les ~232 contacts "À rappeler" sont le segment à fort potentiel — ils ont répondu mais hésitent. Une relance ciblée à J+7 peut convertir 30 à 40% d'entre eux.
LEVIER D'AMÉLIORATION
Activer Twilio permettrait de contacter les 1 291 prospects en quelques jours au lieu de plusieurs semaines, sans risque de blocage.
04 — Architecture

Stack technique

Interface — Frontend
Fichier HTML unique · hébergé sur Netlify ou Cloudflare Pages · protégé par mot de passe partagé · auto-refresh toutes les ~15 s
HTML / JS Netlify / Cloudflare HTTPS auto
↕
Backend — Apps Script
Google Apps Script déployé en Web App · endpoint /exec · auth par propriété de script · exécute en tant que propriétaire du Sheet
Apps Script REST-like API Gratuit
↕
Données — Google Sheets
Source de vérité unique · 1 291 lignes · 19 colonnes · listes déroulantes (Source / Filière / Spécialité) · modifiable manuellement
Google Sheets Validation données Export CSV
↕ (prévu)
Envoi automatisé — Twilio (non encore activé)
Scripts prévus (Envoi.gs + Webhook_Reponses.gs) · s'intègrent dans le même Sheet sans modifier l'interface ni les données
Twilio (prévu) Webhook entrant
# Point fort architectural
✓ Le Sheet est la source de vérité unique
✓ L'app, le backend et Twilio lisent et écrivent au même endroit
✓ En cas de panne de l'app, les données restent intactes dans Sheets
→ Pas de synchronisation à gérer entre bases séparées
05 — Analyse

Forces & points de fragilité

Ce qui fonctionne bien
Coût zéro infrastructure
Apps Script + Netlify/Cloudflare = entièrement gratuit. Face à des CRM commerciaux (HubSpot, Salesforce) à plusieurs centaines d'euros/mois, c'est un avantage décisif pour OKHI.
Extensible sans refonte
L'intégration Twilio est prévue et documentée — elle s'insère dans le même Sheet sans toucher à l'interface ni aux données existantes.
Pas de vendor lock-in
Le Sheet reste lisible et modifiable sans l'app. En cas de panne ou de changement, toutes les données restent accessibles directement dans Google Sheets.
Points de fragilité à surveiller
Qualité des données — saisie manuelle
Si Filière et Spécialité ne sont pas renseignées au fil des échanges, le tableau de bord est inexploitable. La discipline de saisie est le seul talon d'Achille du système.
Quotas Apps Script
Google Apps Script a des limites d'exécution quotidiennes (~6 min/jour en gratuit). Avec 1 291 contacts, la latence peut augmenter aux heures de pointe.
Mot de passe partagé
Un seul mot de passe simplifie l'usage mais limite la sécurité. Si le mot de passe fuite, toute la base est exposée. Envisager des logins individuels à terme.
06 — Prochaines étapes

Opportunités d'amélioration

Activer Twilio pour l'envoi automatisé
Priorité haute

Le script est déjà prévu (OKHI_AppsScript_Envoi.gs). Activer l'envoi via Twilio permettrait de passer de 20–30 messages/jour à plusieurs centaines, sans risque de blocage manuel. ROI immédiat sur le volume.

Alerte de relance quotidienne
Priorité moyenne

Les contacts "À rappeler" ont une date dans le Sheet, mais rien n'alerte les secrétaires le jour J. Un filtre "À relancer aujourd'hui" dans la Boîte de réception éviterait les oublis.

Taux de conversion par établissement
Priorité moyenne

Calculer le ratio Inscrits/Contacts par lycée permettrait de concentrer la prospection terrain sur les établissements les plus rentables pour la campagne 2027.

Logins individuels par secrétaire
Priorité basse

Remplacer le mot de passe partagé par des identifiants individuels renforcerait la sécurité et la traçabilité. Modification du backend Apps Script estimée à ~2h.